Checklist photobooth 360 : tout vérifier avant un événement

Une prestation réussie se joue avant l’arrivée des invités. Cette checklist vous aide à vérifier le matériel, les fichiers, le partage, le lieu et les solutions de secours. Imprimez-la, adaptez-la à votre équipement et confiez sa validation à une personne identifiée lorsque plusieurs opérateurs interviennent.

Sept jours avant

• Confirmer la date, les horaires et le nom du contact sur place.
• Valider l’adresse, le stationnement, le quai de livraison et les accès.
• Demander la taille de l’espace, le type de sol et la proximité d’une prise.
• Vérifier les règles du lieu : bruit, fumée, adhésifs, horaires et sécurité.
• Faire valider le design, la musique, les textes et les logos.
• Confirmer le nombre d’invités et les périodes de forte affluence.
• Vérifier l’acompte, le solde et les conditions contractuelles.

Trois jours avant

• Créer l’événement dans l’application et nommer clairement tous les fichiers.
• Importer les overlays, intros, outros et pistes musicales.
• Vérifier l’orthographe des noms, dates, hashtags et mentions légales.
• Tester le rendu sur plusieurs vidéos et plusieurs conditions de lumière.
• Contrôler la licence du logiciel et les accès au compte.
• Préparer le kit de transport et la liste du matériel.
• Consulter les conditions de circulation et la météo si elles influencent le trajet.

La veille : matériel

• Plateforme, bras, support, télécommande et pièces de fixation.
• iPhone, iPad, appareils de secours et protections.
• Ring light, panneaux LED, pieds et alimentations.
• Tapis, potelets, barrières et signalétique.
• Décor, fond, accessoires et éléments de marque.
• Flight cases, chariot, rampe et sangles.
• Chiffon pour objectif, outils et adhésif adapté.

La veille : alimentation et réseau

• Chargeurs, rallonges, multiprises et adaptateurs.
• Batteries externes chargées et câbles de remplacement.
• Partage de connexion testé et données mobiles disponibles.
• Routeur local ou station de partage si votre installation en dépend.
• Mode avion testé avec capture, traitement et reprise après redémarrage.

La veille : logiciel

• Événement disponible localement.
• Musique et éléments graphiques téléchargés sur l’appareil.
• Stockage suffisant et fichiers temporaires nettoyés.
• QR code, AirDrop, galerie et envoi différé testés.
• Réglages de caméra, vitesse et durée verrouillés.
• Mises à jour automatiques désactivées jusqu’à la fin de la prestation.

Avant de partir

• Photographier le chargement pour faciliter le contrôle au retour.
• Prendre l’adresse, le téléphone du contact et le plan d’accès.
• Emporter le contrat, la facture ou les documents nécessaires.
• Prévoir une marge de trajet suffisante.
• Vérifier que chaque caisse et chaque appareil figure sur la liste.

À l’arrivée sur le lieu

• Rencontrer le responsable et confirmer l’emplacement.
• Contrôler le sol, les passages et les sorties de secours.
• Mesurer l’espace autour de la plateforme.
• Installer les câbles hors des zones de circulation.
• Tester la prise électrique et le réseau.
• Mettre en place les barrières avant d’effectuer une rotation.

Avant l’ouverture

Réalisez au moins trois sessions : une personne, un petit groupe et une session avec mouvements rapides. Vérifiez le cadrage, la lumière, la netteté, le son, l’overlay, le temps de traitement, le QR code, le téléchargement, la batterie et l’espace disponible. Demandez au contact du client de valider visuellement le rendu.

Pendant la prestation

• Surveiller la stabilité du support et la zone de sécurité.
• Nettoyer régulièrement l’objectif.
• Contrôler le stockage, la batterie et la file d’attente.
• Réorganiser les accessoires pour éviter les chutes.
• Interrompre immédiatement une session dangereuse.
• Noter tout incident ou changement demandé par le client.

Après l’événement

• Vérifier le nombre de fichiers et la synchronisation.
• Créer une sauvegarde secondaire avant toute suppression.
• Démonter méthodiquement et contrôler le lieu.
• Livrer la galerie ou les fichiers dans le délai annoncé.
• Envoyer la facture finale et demander un avis.
• Archiver les autorisations et appliquer la politique de conservation.
• Noter ce qui doit être amélioré avant la prochaine prestation.

Le kit de secours minimum

• Appareil secondaire configuré.
• Support de téléphone et télécommande de rechange.
• Chargeurs, câbles et batterie externe.
• Rallonge et multiprise.
• Source de lumière de secours.
• Copie locale des overlays et musiques.
• Hotspot mobile ou solution d’envoi différé.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour le montage ?

Mesurez votre propre installation lors d’un test et ajoutez une marge pour l’accès, les échanges et les imprévus.

Faut-il mettre à jour l’application avant un événement ?

Évitez une mise à jour de dernière minute. Mettez à jour assez tôt pour pouvoir réaliser un test complet.

Un appareil de secours est-il indispensable ?

Il devient fortement recommandé dès que l’activité est professionnelle et qu’aucun remplacement immédiat n’est possible.

Que tester en mode avion ?

La capture, le traitement, l’enregistrement, le redémarrage, AirDrop et la reprise de la file d’attente.

Quand demander la validation du client ?

Après une vidéo test sur place, avant l’ouverture aux invités.

Créez un événement test dans Boothorama360 et cochez cette liste avant chaque prestation.